HiDOX
Systém pro správu dokumentů (DMS) – HiDOX
Centrální správa elektronických a digitalizovaných papírových dokumentů přináší společnostem řadu důležitých funkcí významně ulehčující celý proces pořizování, organizace, schvalování a archivace těchto materiálů. Pro tyto potřeby společnost HISYS vyvíjí Document Management System (DMS) s názvem HiDOX, který pokrývá všechny zmíněné oblasti a přidává řadu nadstandardních funkcí:
- Základem je robustní, autonomní serverový systém, připravený simultánně obsluhovat stovky klientů.
- K procházení obsahu i správě systému postačuje moderní webový prohlížeč nebo smartphone.
- Přístup je možné realizovat jak výhradně z firemní sítě, tak i prostřednictvím zabezpečeného přístupu pro externí uživatele ze sítě Internet.
- Podpora široké palety typů dokumentů, počínaje výstupy z běžných kancelářských balíků a konče obrazovými formáty pro grafické aplikace.
- Import dokumentů je možné provádět pomocí webového rozhraní, ale také přímým přístupem souborovým systémem. Tím je zaručen komfort při manipulaci s větším množstvím dokumentů, neboť uživateli je ponechána volnost ve výběru aplikace pro správu souborů.
- Standardně je také podporováno víceúrovňové verzování dokumentů, automatická extrakce metadat a kategorizace.
- Dokumenty jsou organizovány do hierarchických struktur a dokumentových prostorů, umožňujících pohodlnou a přehlednou spolupráci.
- K dispozici je též sofistikovaný systém vyhledávání, umožňující prohledávat v názvu, obsahu i přiřazených metadatech. Na jednotlivé dokumenty je možné se křížově odkazovat a vzájemným propojením vytvářet z dokumentační báze hodnotný informační zdroj.
- V prostředí firemní sítě lze systém propojit s existujícími doménovými účty a tím redukovat zavádění nových uživatelů na prostý akt přihlášení. Typickým případem je připojení na Active Directory pomocí protokolu LDAP.
- Důležitou součástí kvalitního DMS je podpora pro životní cyklus dokumentů. V systému HiDOX je tato funkcionalita nativně podporována a provázána s jednotlivými dostupnými moduly. Dokumenty proto mohou být zcela transparentně schvalovány, archivovány a v případě potřeby i skartovány. Postupy pro nakládání s dokumenty lze řídit pomocí předdefinovaných workflow. Celý životní cyklus dokumentu je přitom možné auditovat a zaznamenávat.
- Velmi sofistikovaně je řešena i ta nejkritičtější část – zabezpečení dokumentů. Data jsou chráněna řízením přístupu až na úroveň jednotlivých dokumentů, samozřejmostí je správa uživatelských účtů, skupin a rolí.
- Systém je postaven na vynikajícím open-source řešení, které za svou dlouholetou existenci získalo řadu ocenění. Jednoznačnou volbou byl tento systém i pro řadu významných společností.